კომპანიის საკრედიტო ბარათები და სააღრიცხვო პოლიტიკა

კომპანიის საკრედიტო ბარათები და სააღრიცხვო პოლიტიკა

სააღრიცხვო პოლისის კომპანიის საკრედიტო ბარათების განყოფილება არის განყოფილება, სადაც განსაზღვრავთ, თუ ვის აქვს კომპანიის საკრედიტო ბარათები და პასუხისმგებლობა გაწეული ბრალდებით. ქვემოთ მოცემულია პროცედურების ამ განყოფილების ნიმუში, რომელიც შეიძლება მორგებული იყოს თქვენს სიტუაციაზე.

ანგარიშის პოლიტიკა და მიზანი

თანამშრომლებს შეუძლიათ მიიღონ წვდომა კომპანიის საკრედიტო ბარათზე, სადაც მათი სამუშაოს ბუნება მოითხოვს ასეთ გამოყენებას. კომპანიის საკრედიტო ბარათები შეიძლება გამოყენებულ იქნეს მხოლოდ ბიზნესის ხარჯებისთვის და მათი გამოყენება არ შეიძლება პირადი ხასიათის ხარჯებისთვის. ბიზნესის ხარჯების და გამოქვითვების მაგალითები შეიძლება შეიცავდეს სახლის ოფისის ხარჯებს, ავტო ხარჯებს, განათლებას და სხვა.

პოლიტიკის და პროცედურის განცხადების ზოგადი მიზანია კომპანიის საკრედიტო ბარათების გამოყენება შესაბამისი მიზნებისათვის და რომ ადექვატური კონტროლი დაწესდეს ყოველდღიური გამოყენებისთვის. კომპანიის საკრედიტო ბარათების პოლიტიკა ვრცელდება ყველა თანამშრომელზე, ვინც ინახავს საკრედიტო ბარათს კომპანიის გამოყენებისთვის და მათი მენეჯერებისთვის.

კომპანიის საკრედიტო ბარათის პასუხისმგებლობა

კომპანიის საკრედიტო ბარათის პოლიტიკის შესაბამისად პასუხისმგებლობა განსხვავდება პირის როლის მიხედვით. მაგალითად, ინდივიდებს აქვთ განსხვავებული პასუხისმგებლობა, ვიდრე მოქმედი მენეჯერები და ხელმძღვანელები.

  • ინდივიდებს კომპანიის საკრედიტო ბარათების მფლობელი პასუხისმგებელია:
    • ბარათების გამოყენება მხოლოდ მათთვის განკუთვნილი მიზნებისთვის
    • ქვითრების შენახვა და ახსნა-განმარტებების წარმოება კომპანიის ყველა საკრედიტო ბარათის ოპერაციებისთვის
    • საკრედიტო ბარათის ინვოისების ავტორიზაციის მიღება
  • მოქმედი მენეჯერები / ხელმძღვანელები პასუხისმგებელნი არიან:
    • კომპანიის საკრედიტო ბარათების გამოყენების შეზღუდვა იმ თანამშრომლებისთვის, რომლებსაც ბარათის მიღება სჭირდებათ კომპანიის ბიზნესისთვის
    • მათი თანამშრომლების დროულად გამოყენებული საკრედიტო ბარათის ინვოისების განხილვა და ავტორიზაცია, გარიგების დაგვიანების თავიდან ასაცილებლად
    • ინდივიდუალური ბარათებისთვის საჭირო საკრედიტო ან გარიგების დონის ლიმიტების დადგენა და მოთხოვნა
  • ბუღალტრული განყოფილება პასუხისმგებელია:
    • ყველა საკრედიტო ბარათის გარიგების სათანადო უფლებამოსილების უზრუნველყოფა
    • დროულად გადაიხადეთ საკრედიტო ბარათის ინვოისების გადახდა, რათა არ მოხდეს დაგვიანებული გადახდების გადახდა
    • საკრედიტო ან გარიგების დონის შეზღუდვა ინდივიდუალური ბარათებისთვის

საკრედიტო ბარათის პოლიტიკაში ნაპოვნი ლექსიკა

შეიძლება არსებობდეს ზოგადი პირობები კომპანიის საკრედიტო ბარათების პოლიტიკაში, რომ იცოდეთ. აქ მოცემულია ოთხი საერთო ტერმინი და ფრაზა:

  • ზოგადი საკრედიტო ბარათი: საკრედიტო ბარათი, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ მრავალ დაწესებულებაში, მაგალითად VISA, American Express ან MasterCard.
  • მომწოდებლის სპეციფიკური საკრედიტო ბარათი: საკრედიტო ბარათი, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ მხოლოდ კონკრეტულ მომწოდებელთან, მაგალითად, გაზის კომპანიასთან ან ოფისის მიმწოდებელ კომპანიასთან.
  • Საკრედიტო ლიმიტი: მთლიანი თანხა, რომელიც შეიძლება გადაიხადოს საკრედიტო ბარათზე, სანამ ოპერაციებზე უარს მიიღებენ კომპანია, საკრედიტო ბარათების მიერ.
  • გარიგების დონის ლიმიტი: ნებისმიერი ინდივიდუალური გარიგების საერთო ღირებულება, რომელიც შეიძლება გადაიხადოს ბარათზე ან გარიგების სახეობა, რომელიც შეიძლება გადაიხადოს ბარათზე. მაგალითად, ზოგიერთ ბენზინგასამართ კომპანიას მისცემს უფლებას მიიღონ "მხოლოდ გაზზე" ბარათები, რომლებიც უარყოფენ ბენზინგასამართ სადგურზე სხვა სახის სხვა შესყიდვებს.

საკრედიტო ბარათები და ხარჯების ანგარიშები

თანამშრომლები, რომლებიც იყენებენ საკრედიტო ბარათებს ბიზნესის ხარჯებისთვის, უნდა დაიცვან კომპანიის მიერ დადგენილი პროცედურა. როგორც წესი, კომპანიის წესებში მოცემულია შემდეგი წესები:

  • საკრედიტო ბარათები უნდა იქნას გამოყენებული მხოლოდ კომპანიის მოთხოვნებისთვის. სადაც მიმწოდებელს აქვს შესაძლებლობა, ბარათები ან გარიგებები იქნება კოდირებული ინდივიდუალური თანამშრომლებისთვის უფრო მეტი ობიექტისთვის, ინვოისების მიღების დროს.
  • თანამშრომლებმა უნდა შეინარჩუნონ და მიიღონ საწყისი ქვითრები და გაითვალისწინონ ხარჯის დანიშნულება თითოეული ქვითრის უკან.
  • კომპანიის საკრედიტო ბარათების გამოყენებამ ნებისმიერი სახის პირადი ხასიათის ხარჯებისთვის შეიძლება გამოიწვიოს დისციპლინური მოქმედება და სამსახურიდან გათავისუფლების ჩათვლით. ამან შეიძლება გამოიწვიოს ხარჯები, რომელიც გამოიქვითება თანამშრომლის მომდევნო ანაზღაურებიდან.

საკრედიტო ბარათის ინვოისირება, ავტორიზაცია და გადახდა

კომპანიის საკრედიტო ბარათის პროცედურის შემდეგ, თანამშრომლებმა ასევე უნდა დაიცვან გარკვეული წესები ინვოისების, ავტორიზაციებისა და გადასახდელების შესახებ. მიუხედავად იმისა, რომ ყველა კომპანია აწარმოებს საკუთარ უნიკალურ პოლიტიკას, ქვემოთ მოცემულია მაგალითი, თუ რას შეიძლება ველოდოთ ზოგადად:

  • დასაქმებულმა ხარჯების გატარების ერთი კვირის ვადაში უნდა წარუდგინოს შესაბამისი ქვითრები ხარჯის ანგარიშთან ერთად (რომელსაც ხშირად საკრედიტო ბარათის ხარჯების ანგარიშს უწოდებს) შესაბამის უფლებამოსილ ხელმძღვანელს ან მენეჯერს. ფაქსიმბეჭდი ან დასკანერებული დოკუმენტები მისაღებია იმ შემთხვევაში, თუ თანამშრომელი მოგზაურობაში იმყოფება და არ დაბრუნდება ოფისში, რომ დააკმაყოფილოს ერთკვირიანი ვადა, იმ პირობით, რომ ორიგინალი ქვითრები წარმოდგენილია მოგზაურობიდან დაბრუნებისთანავე.
  • ბრალდება იმ ნივთებზე, სადაც ქვითარი არასწორად არის განთავსებული, უნდა აუხსნას ავტორიზებულ პირს, რომელმაც უნდა დაადგინოს კონკრეტული საფასური და მის გვერდით მიუთითოს "ქვითარი დაკარგული".
  • უფლებამოსილი ზედამხედველი ან მენეჯერი დაადასტურებს, რომ ბრალდება გამართლებულია და მიზანშეწონილად, სანამ ანგარიშსწორება მოახდენს ინვოისს, მანამდე მიუთითებს ”კარგი გადახდა” და ინვოისის ორგანოს ხელმოწერა.
  • დამტკიცებული ინვოისი გადაგზავნის შესაბამის სააღრიცხვო დეპარტამენტს, გადახდისთვის.
  • ბუღალტრული აღრიცხვის დეპარტამენტი გადაამოწმებს ავტორიზაციას და გეგმავს გადახდის ფაქტურას საკრედიტო ბარათის ხელშეკრულების პირობების შესაბამისად და ისე, რომ თავიდან აიცილოს ზედმეტი საგადასახადო გადასახადები.

პოლიტიკის შესახებ შეთანხმების განცხადება

კომპანიის საკრედიტო ბარათის მიღებისას, თანამშრომლები, როგორც წესი, ხელს აწერენ და თარიღს უწევენ პოლიტიკის და პროცედურის შესახებ განცხადებას, მისი განხილვის შემდეგ. როგორც წესი, ხელშეკრულებაში მოცემულია ზემოთ მოყვანილი ინფორმაცია და შეიძლება მოითხოვოს თქვენი ბარათის ნომერი და ვადის გასვლის თარიღი ხელმოწერის დროს. ქვემოთ მოცემულია მაგალითი, თუ რას იპოვით ფორმის ბოლოს:

მე წავიკითხე და გავიგე კომპანიის სახელი პოლიტიკის და პროცედურების შესახებ განცხადება, რომ აქვთ კორპორატიული ზოგადი საკრედიტო ბარათი. ამ ფორმით, მე ვაძლევთ უფლებას კომპანიის სახელით, რომ ჩამოიტოვოს (გამოქვითვა) ჩემი საგადახდო შემოწმების პერსონალური ნივთებიდან, უნებართვო ხარჯებით და ჩემ მიერ გაწერილი არაგადამდები ხარჯებით, ჩემი ზოგადი საკრედიტო ბარათის გამოყენებით.